CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

La FUNDACION COMEDOR DON BOSCO, define el presente Código de Ética y Conducta bajo el cumplimiento de las normas colombianas, los Derechos Humanos y los Derechos de los Niños.

El presente Código orienta las pautas éticas y de conducta como referente obligatorio de actuación de todos los colaboradores, miembros directivos, contratistas, Damas salesianas, voluntarias proveedores y terceros. De tal manera que, en el ejercicio del cumplimiento de su misión y sus deberes, se hagan visibles los principios establecidos para promover la transparencia, la equidad, la confianza y el respeto por la diversidad, valores que se manifiestan en las relaciones entre estas partes, con terceros y con la sociedad.

ÁMBITO DE APLICACIÓN Y SANCIONES La aplicación de este Código de Ética y Conducta se extiende a todos los colaboradores, consultores, proveedores, damas Salesianas, voluntarias, beneficiarios y personal directivo de la Fundación.

Los Principios del Código, las reglas y procedimientos asociados se aplican a todas las actividades de La Fundación, e incluyen normas de conducta técnica, profesional y social en las siguientes áreas:

• Integridad
• Conflictos de intereses
• Confidencialidad y protección de datos
• Prevención de sobornos
• Comercialización ética y competencia leal
• Responsabilidad social corporativa – Salud y seguridad, Condiciones laborales justa

Todos los empleados, Damas Salesianas y Voluntarias deben comprometerse con el Código de conducta y ética empresarial, y recibir capacitación para garantizar su cumplimiento. Alentamos la transparencia y fomentamos un entorno laboral y social en el que se puedan plantear cuestiones éticas y se ofrezca orientación en consecuencia.   Las directivas prestaran apoyo a los empleados, y voluntarias, damas salesianas, para garantizar una aplicación rigurosa de nuestras normas de integridad y ética. Y lo que es más importante, ponemos el código de ética y conducta por encima de todos los aspectos administrativos, financieros y de control.  Sin perjuicio de los recursos civiles y penales que pudieren tener lugar de acuerdo con la regulación aplicable, el incumplimiento total o parcial del presente Código, dará lugar a la aplicación de sanciones laborales, que podrán incluir la terminación unilateral del contrato con justa causa y a la terminación unilateral del Convenio de Voluntariado.

Las sanciones laborales serán determinadas por el Comité de Ética y Conducta en función de la gravedad de dicho incumplimiento después de realizar el debido proceso. Así mismo, la Política Antifraude y Anticorrupción contempla sanciones que serán tenidas en cuenta por los funcionarios. No habrá una estandarización de sanciones, dependerá del análisis de cada caso.

Para garantizar la aplicación de nuestro Código de ética y conducta en toda La Fundación, sometemos nuestro programa de ética y conducta a una verificación anual independiente realizada por la Revisoría Fiscal, cuyos resultados se comunican a través del informe de anual de Revisoría Fiscal presentado en Asamblea General de Miembros.

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

El Código de ética y conducta entrará en vigor el 1 de Mayo de 2024

ALCANCE Y APLICABILIDAD

El Código de ética y conducta es aplicable a todas las actividades sociales, administrativas y laborales de La Fundación realizadas en todas las instancias en que deben realizarlas. Todos los empleados, Damas salesianas, voluntarias están obligados a leer, comprender y confirmar la recepción del Código como condición para trabajar o realizar las labores sociales en La Fundación. A los efectos del Programa de cumplimiento y ética, los empleados son personas contratadas por La Fundación en virtud de un contrato de trabajo, ya sea de duración fija o indefinida, así como las Damas Salesianas son vinculadas voluntariamente al Programa a través de contrato de Voluntariado.

Los terceros que tengan algún tipo de relación comercial o de apoyo, contratados por La Fundación también deben cumplir con los Principios del Código de ética y conducta. Los terceros se definen como subcontratistas, agentes, representantes, consultores, intermediarios, benefactores, beneficiarios y cualquier otra parte.  

Valores de la Fundación

Responsabilidad Social: Compromiso que tiene la Fundación con la comunidad vulnerable donde está ubicada.

Calidad:  Búsqueda constante en la calidad de sus servicios a sus beneficiarios y terceros

Transparencia: suministro de información clara, íntegra, correcta y oportuna para el adecuado conocimiento de su quehacer y la rendición de cuentas como sustento fundamental de su credibilidad y relación con clientes internos, externos, benefactores, grupos de interés y/o terceros.

Idoneidad: velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, reglamentos, y controles que las autoridades competentes y La Fundación adopten para la regulación de las actividades que desarrolla.

Compromiso:  Valor que conecta sus servicios dentro y fuera de la Fundación, es decir entre empleados, damas salesianas, voluntarias y beneficiarios

Confianza: actuar con lealtad y respeto por el otro, valorando las promesas y su cumplimiento.

Respeto y trato equitativo: promover la credibilidad y el trato digno dentro de un ambiente de respeto y equidad, reconociendo la diversidad y la igualdad de oportunidades.

Trabajo en equipo: trabajo colaborativo y participación en espacios donde se promueven acciones por la defensa de los derechos de los niños y de las familias.

Principios de la Fundación

Integridad En todas nuestras actividades.  Actuar de manera ética y honesta en todos los aspectos, Coherencia entre lo que se dice y se hace:

• Trabajamos de forma profesional, independiente e imparcial 
• Llevamos a cabo nuestro trabajo con honestidad y no toleramos ninguna desviación de nuestros métodos y procedimientos aprobados
• Nos aseguramos de que, cuando los métodos de prueba aprobados permiten tolerancias en los resultados, no se abuse de tales tolerancias para alterar los hallazgos de prueba reales
• Informamos sobre los datos, resultados de pruebas y hechos materiales con buena fe, en ningún caso los modificamos de forma indebida y únicamente emitimos informes y certificados que representan correctamente las observaciones reales, las opiniones profesionales y los resultados obtenidos

Conflictos de intereses Evitamos los conflictos de intereses:

• Con cualquier entidad relacionada en la que tengamos un interés financiero o comercial
• Entre los intereses de nuestros empleados, damas salesianas y los de La Fundación.
• Está prohibido llevar a cabo actividades comerciales con miembros de su familia o con particulares u organizaciones con los que esté asociado el propio empleado o sus familiares.
• Prohibido contratar a un familiar de un empleado sin la aprobación de La presidente Local y La consejera de administración.

Confidencialidad y protección de datos a La Fundación respeta la confidencialidad y la privacidad de la información del benefactores, Damas Salesianas, empleados y terceros y garantiza la existencia de procesos para proteger adecuadamente dicha información. Tratamos la información recibida durante la ejecución de nuestras actividades sociales como confidencial en la medida que tal información no esté ya publicada, disponible en general para terceros o de otro modo sea de dominio público.

Los empleados, Damas Voluntarias y terceros de La Fundación, cuentan en sus contratos respectivos cláusulas de confidencialidad, como condición previa a la contratación, un Acuerdo de confidencialidad por el que se prohíbe la revelación a otras partes de toda información de La Fundación confidencial obtenida durante el periodo de permanencia dentro de la empresa.    La Fundación mantiene políticas y procedimientos relativos a la seguridad de la información de los empleados, beneficiarios, benefactores, damas voluntarias, destinados a garantizar la seguridad física de las oficinas y otras instalaciones de La Fundación, y ofrece orientación a los empleados sobre cómo salvaguardar la información de los benefactores, beneficiados, Damas Voluntarias, empleados y terceros y cómo evitar la divulgación de dicha información a partes no autorizadas. La Política de usuario final de tecnología de la información de La Fundación, establece las políticas y normas que deben seguir todos los empleados que tengan acceso al equipo y los sistemas informáticos de la Fundación. Los datos personales, definidos como datos que se relacionen o puedan relacionarse con personas, beneficiarios, damas salesianas o empleados, incluidos el nombre, la dirección, las direcciones de correo electrónico etc., que pueden ser adquiridos por La Fundación en el ejercicio de su actividad social, solo se utilizarán de conformidad con la Política de privacidad publicada por la Fundacion.

Anti-soborno Prohibimos la oferta o aceptación de cualquier tipo de soborno, incluidas las comisiones ilícitas por pagos contractuales o parte de tales pagos. Prohibimos el uso de otras vías o canales para la provisión de beneficios indebidos a funcionarios gubernamentales y a beneficiarios, benefactores, agentes, contratistas, proveedores o empleados de dichas partes, así como la recepción por parte de los mismos de tales beneficios.

La Fundación aplica buenas prácticas y estrategias de gestión de riesgos sobre los siguientes aspectos:

Contribuciones políticas,  La Fundación, sus empleados, Damas salesianas o agentes no realizarán contribuciones directas o indirectas a partidos políticos, organizaciones o individuos comprometidos políticamente con el objetivo de obtener una ventaja en las transacciones empresariales. . Todas las contribuciones políticas propuestas están sujetas a una revisión previa y aprobación por parte de la presidenta y tendrán en cuenta la legislación aplicable de los países implicados. De llegar a realizar alguna contribución política, en cumplimiento de la legislación correspondiente, las contribuciones políticas realizadas por La Fundación serán registradas en una cuenta contable general independiente integrada en sus registros contables.  

Donativos benéficos y patrocinios La Fundación garantiza que los donativos benéficos y los patrocinios no se utilicen como subterfugio para los sobornos. Los criterios y requisitos de diligencia debida para los donativos benéficos y patrocinios propuestos se describen en el Manual de Padrinos FCDB, junto con los niveles de aprobación designados. Antes de su aprobación, cada propuesta está sujeta a una revisión de diligencia debida para garantizar que:

• La organización o persona natural emisora del donativo o el patrocinio no se encuentre inmersa en ninguna causal de inhabilidad por operaciones de Lavado de Activos, financiación del terrorismo de la Proliferación de Armas de destrucción Masivas (LA/FT/FDADM), a través dela información obtenida a través del diligenciamiento de los Formatos de conocimientos de Terceros, de responsabilidad de La Consejera Administrativa.
• Los acuerdos posibles acuerdos de patrocinio se consignan por escrito y especifican el importe del donativo ofrecido por La Fundación. Si se ofrecen fondos, se detallará el uso de dichos fondos y debe proveerse la oportunidad de comprobar tal uso.
• Los registros de todos los donativos benéficos y los patrocinios se conservan localmente, y debe supervisarse su evolución para garantizar que se han destinado al uso para el que fueron concebidos.
• Todos los donativos benéficos y patrocinios realizados por La Fundación se registran en una cuenta contable general independiente integrada en sus registros contables.
• Está prohibido el pago de incentivos cuando no sean legales ya sea para el pagador o el receptor.  

Regalos, hospitalidad y gastos de representación La Fundación prohíbe la oferta o recepción de regalos, hospitalidad o gastos de representación siempre que estos puedan afectar el resultado de una transacción comercial o social y no sean gastos razonables y de buena fe. Todos los regalos, hospitalidad y otros gastos de representación por parte de La Fundación  en una cuenta contable general independiente integrada en sus registros contables. Los criterios y requisitos de diligencia debida para los regalos, hospitalidad y otros gastos de representación propuestos se describen en el PTEEL. Por ejemplo, estos gastos deberían seguir los siguientes criterios:

• Acción basada en el motivo adecuado: el regalo o el acto de atención debería ofrecerse claramente como acto de agradecimiento o con un propósito empresarial genuino.
• Acción no obligatoria: el regalo, el acto de atención o los gastos de representación no conllevan ninguna obligación para el receptor.
• Acción sin expectativas: quien proporciona el regalo, la hospitalidad o el gasto de representación, así como las personas asociadas, no debe crearse expectativas ni conceder mayor importancia al acto que la que el receptor otorgaría a la transacción.
• Acción abierta: si se realiza en secreto, los motivos resultarán sospechosos.
• Acción conforme a la opinión de La presidenta: La presidenta aprobaría la transacción si tuvieran conocimiento de ella.
• Acción informada: el regalo o gasto de representación debe registrarse y comunicarse al equipo directivo.
• Acción con valor razonable: el tamaño del regalo será pequeño o el importe del acto de atención debe estar de acuerdo con el presupuesto aprobado.
• Acto legal: se atiene a la legislación del país en el que se realiza.
• Acto conforme a las reglas del receptor: el regalo o acto de atención satisface las reglas o códigos de conducta de la organización receptora.

Responsabilidad social corporativa

• Salud y seguridad La Asociación implanta la capacitación y los procedimientos adecuados para proteger la salud y la seguridad de sus empleados, benefactores, beneficiarios, Damas Salesianas y terceros, y supervisa los incidentes con el fin de minimizar los riesgos durante las actividades administrativas y sociales.

La política de Salud y seguridad de La Asociación, tiene como objetivo proporcionar a sus empleados entornos y condiciones de trabajo seguros, con las herramientas y equipos adecuados y la capacitación necesaria para llevar a cabo su trabajo de forma segura y para prevenir lesiones y enfermedades profesionales, así como para cumplir con todos los requisitos legales pertinentes

La Fundación proporciona a sus empleados una capacitación adecuada para las actividades que realizan, entre las que se incluyen, como mínimo: i. La utilización de Equipos de protección individual aprobados en todo momento, de acuerdo con las políticas de La Fundación ii. El cumplimiento de las precauciones de salud y seguridad adicionales que indiquen los terceros y los lugares de visitas, siempre y cuando estas instrucciones no supongan un aumento del peligro o del riesgo iii. La notificación de todos los incidentes al responsable local de Salud y seguridad de La Fundación.

La Fundación aplica normas estrictas para la notificación de cualquier tipo de accidente, lesión o incidente en el lugar de trabajo. Todos los empleados están obligados a informar sobre estos asuntos de acuerdo con los procedimientos operativos de la empresa. La Fundación lleva a cabo auditorías periódicas de sus operaciones y entornos de trabajo para identificar riesgos y oportunidades de mejora de sus procedimientos de salud y seguridad.  La Consejera de Administración es responsable de garantizar que el lugar de trabajo cumpla con los requisitos legales y proporcione un entorno seguro para trabajar.

• Condiciones laborales justas La Fundación es consciente de su responsabilidad social para con sus empleados, beneficiarios,  las personas, comunidades y entornos en los que desarrolla sus actividades, y respeta los derechos humanos

La política de La Fundación sobre Condiciones de trabajo justas es la siguiente:

• La Fundación cumple con las leyes y normativas locales, nacionales y otras leyes y reglamentos pertinentes en todas las cuestiones relacionadas con el empleo y la gestión de sus empleados en el lugar de trabajo.
• La Fundación respeta y promueve la igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo.
• La Fundación no tolera ninguna forma de abuso, intimidación o acoso en el lugar de trabajo.
• La Fundación no emplea a niños menores de la edad en todo caso no menores de 18 años.
• La Fundación prohíbe cualquier forma de trabajo forzado u obligatorio, ya sea en forma de trabajo en prisión, trabajo en régimen de servidumbre, trabajos forzados, trabajo en régimen de esclavitud o cualquier otro tipo de trabajo no voluntario

Pautas éticas y de conducta esperadas

A continuación, se describen pautas generales de ética y comportamientos esperados, y también comportamientos inaceptables relacionados con los principios, valores y políticas de la Fundación:

Conductas esperadas Al interior de La Fundación.

• Los funcionarios de La Fundación deberán conocer y observar las diferentes políticas y procedimientos establecidos para la prevención, identificación, solución y seguimiento de los diferentes riesgos que inciden sobre las actividades desarrolladas por La Asociación.

• Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia en favor de los mejores intereses de La Fundación que todas las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas se desarrollen en el marco de los principios, valores y políticas contenidas en este Código.

• Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro funcionario, que afecte o pueda lesionar los intereses de La Fundación o que resulte violatorio del presente Código.

• Ser prudente y respetuoso tanto en el comportamiento, como en el lenguaje en las instalaciones de la Fundación, manejando con seriedad, responsabilidad y discreción sus relaciones personales, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden.

• Actuar con respeto y con una actitud empática en las interacciones con los pares, directivos y colaboradores. No aceptamos ninguna forma de discriminación ni el ejercicio de cualquier tipo de acoso, ya sea sexual, laboral, psicológico o comportamiento violento.

• Cumplir el código de vestido dentro y fuera de La Fundación, siempre que este desempeñando sus funciones o representando a la Fundación.

• Ante cualquier controversia, primará el diálogo, el interés de resolverlo, el respeto al derecho de defensa, la preservación de los derechos y la dignidad de los involucrados. Para la resolución de conflictos se tendrá en cuenta la política de conflicto de intereses.

• Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados y como parte de ello, instalar únicamente programas y dispositivos de hardware autorizados por La Fundación, respetando los lineamientos definidos para ello.

• Respetar la propiedad intelectual y derechos de autor.

• Responder por los códigos de usuario y contraseñas asignadas para el desempeño de sus responsabilidades y mantenerlas de manera confidencial.

• Cuidar el uso de la firma autorizada de la Presidencia o de cualquier miembro directivo, para evitar cualquier situación que ponga en riesgo el buen nombre e intereses de La Fundación.

• Manejar con seriedad, responsabilidad y discreción las relaciones emocionales que eventualmente puedan surgir con otros funcionarios de La Fundación, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten objetividad e independencia a las decisiones laborales.

• Respetar a los colaboradores de La Fundación, absteniéndose de actuar con conductas discriminatorias contra la condición racial, sexual, religiosa y/o política.

• No usar las instalaciones de La Fundación para adelantar eventos políticos o difundir material que atente contra la libertad religiosa y/o política en las relaciones con terceros

• Atender en forma oportuna, suministrando respuestas claras y completas frente a cualquier solicitud o reclamación presentada por las autoridades, clientes, aliados, proveedores, beneficiarios y otros grupos de interés.

• Comunicar oportunamente a sus superiores todo hecho o irregularidad por parte de un proveedor, beneficiario, empleado, damas salesianas o cualquier tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de La Fundación.  Denunciar esta situación es un comportamiento que se convierte en una responsabilidad, no es una opción.

• Aplicar criterios de imparcialidad y objetividad en la selección de proveedores, velando siempre por proteger el mejor interés de La Fundación.

• Utilizar influencias que favorezcan indebidamente a miembros de la familia, amigos o personas que estén vinculados de cualquier forma con un funcionario o para perjudicar a terceros.

• Informar a La Fundación sobre ofrecimientos de terceros que puedan ir en contra de los lineamientos señalados por este Código, o por cualquier otra normatividad de la Fundación.

• Abstenerse de participar en actividades o negocios que puedan afectar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades y/o que sean contrarios a la misión de La Fundación arrollen actividades ilícitas o en contravención con los principios éticos.

• La Fundación reconoce y respeta los derechos a la privacidad y libertad de expresión de sus funcionarios. No obstante, cualquier participación en redes sociales que llegare a involucrar a La Asociación se hará protegiendo su buen nombre y la veracidad de información misma. En todos los casos dicha participación deberá efectuarse a título estrictamente personal, en relación con la información de La Fundación.

• Conocer y aplicar el modelo interno de seguridad de la información, incluyendo la necesidad de clasificarla según las políticas de archivo.

• Los funcionarios se abstendrán de comunicar a otros funcionarios sin autorización para ello o compartir con terceros, información confidencial de La Fundación.

• Abstenerse por completo de usar en provecho propio o de terceros o de suministrar a terceros Información privilegiada de La Fundación.

• En todos los casos, la información que se genera y maneja en la ejecución de funciones o de proyectos es de propiedad de La Fundación, y los funcionarios deberán seguir los parámetros establecidos para darle un manejo adecuado.

• Cuando un funcionario finaliza la relación laboral con La Fundación deberá entregar a su superior inmediato o a quien corresponda, la información que maneja o a la que tiene acceso bajo los protocolos definidos.

Divulgación:

La Consejera de Administración estará encargada de establecer los procedimientos y medidas necesarias para verificar la difusión de este Código entre los Funcionarios, Damas salesianas y terceros y evaluar periódicamente su conocimiento.

Comité de ética y conducta

Para efectos de verificar asuntos referentes al cumplimiento del presente Código, la Sociedad contará con un Comité de Ética y Conducta. El Comité de Ética y Conducta estará conformado por tres (3) miembros:  La Presidenta, Consejera de Administración, Vicepresidenta. En los casos que así lo consideren sus miembros, el Comité podrá contar con el apoyo y asesoría de otros funcionarios o Consejera Salesiana

El Comité podrá reunirse válidamente con la presencia de al menos tres (3) de sus miembros y se reunirá de manera presencial o a través de medios de comunicación no presenciales, siempre que ello sea necesario para el cumplimiento de las funciones asignadas. Como parte de sus responsabilidades, el Comité de Ética y Conducta de la Fundación tendrá a cargo las siguientes funciones:

· Conocer los asuntos referentes a la implementación y cumplimiento del Código de Ética y Conducta de la Sociedad.

· Analizar los eventos de posible violación del presente Código y establecer si se ha incurrido en conductas violatorias del mismo.

· Dictar las medidas necesarias para corregir las conductas violatorias del presente Código y decidir acerca de las sanciones aplicables a los Funcionarios que hubieren desarrollado conductas en contravención del mismo.

· En caso de considerarlo procedente, informar a la  de miembros acerca de los eventos o posibles eventos de violación del presente Código, así como las acciones remediales y sanciones propuestas.

Evaluar la adecuada divulgación y conocimiento del Código de Ética y Conducta entre los Funcionarios de La Fundación. En el momento en que los posibles casos de violación del presente Código llegaren a involucrar a uno o más de sus miembros, el Comité se conformará por aquellos miembros que no hicieren parte de las circunstancias objeto de estudio. Si no fuere posible conformar el Comité por falta de quorum, la Presidencia designará el (los) miembros sustitutos o un Comité Ad-hoc para analizar y determinar la existencia de los posibles casos de violación del presente Código.

Cuando los posibles casos de violación del presente Código llegaren a involucrar a La Presidenta, el análisis de la situación y sus conclusiones deberán ser informados a la Asamblea General de miembros.

PRESIDENTA FCDB

Mayo 2024